Spurt og svarað um ráðningu hafnarstjóra

Spurningar og svör:

1. Hver valdi að láta Vestmannaeyjabæ stjórna ferlinu við ráðningu á hafnarstjóra í stað hafnarstjórnar, líkt og lög kveða á um og hvers vegna?
Svar:
Í óformlegum samtölum innan framkvæmda- og hafnarráðs var m.a. rætt um aðkomu stjórnsýslu Vestmannaeyjabæjar að undirbúningi og mati á umsækjendum. Kjörnir fulltrúar lýstu ánægju með að leitað yrði utanaðkomandi ráðgjafar, líkt og gert var við ráðningu skólastjóra Tónlistarskólans.
Enginn leitaði formlega eftir því að láta Vestmannaeyjabæ um undirbúninginn. Það byggir bara á fyrri reynslu, þar sem stjórnsýslan, sem stoðþjónusta við ráð og stofnanir, hefur haft það hlutverk að undirbúa mál til ákvörðunar.
Það er sameiginlegur skilningur allra að framkvæmda- og hafnarráð hafi eftirlátið stjórnsýslunni undirbúning ráðningarinnar. Það var enginn sem gerði athugasemd við það fyrr en eftir á, þegar mat stjórnsýslunnar og utanaðkomandi ráðgjafa var kynnt framkvæmda- og hafnarráði. Ferlið var kynnt tveimur fulltrúum framkvæmda- og hafnarráðs. Þáverandi hafnarstjóri og ritari framkvæmda- og hafnarráðs, framkvæmdastjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs og fulltrúi Hagvangs önnuðust undirbúninginn, en jafnframt kom mannauðsstjóri að hluta af viðtölum við umsækjendur og matið á umsóknum. Ferlið var jafnframt kynnt öllum umsækjendum um starfið og öðrum sem spurðust fyrir um það. Undirbúningurinn og matið var svo unnið í samræmi við „Verklagsreglur um ráðningar starfsfólks hjá Vestmannaeyjabæ“. Þar er m.a. kveðið á um að leita skuli aðstoðar utanaðkomandi ráðgjafar við ráðningu í stjórnendastörf þegar um mannaforráð er að ræða. Enginn fulltrúi í framkvæmda- og hafnarráði mótmælti þessu ferli, né óskaði eftir þátttöku í undirbúningnum eða ferlinu fram að þeim tíma er stjórnsýslan kynnti mat sitt í góðri trú um að það hefði umrætt umboð, enda lá fyrir samþykkt tillaga þriggja fulltrúa framkvæmda- og hafnarráðs um stjórnskipulag hafnarrinnar, samþykkt í bæjarstjórn fyrir ráðningu hafnarstjóra og fjárheimild til að fjármagna umrætt starf.
Þó svo að framkvæmda- og hafnarráð hafi ekki formlega veitt stjórnsýslunni umboð til undirbúnings og mat á umsóknum, þá var a.m.k. enginn ósamþykkur því, né gerði við það athugasemd á neinum tímapunkti í ferlinu. Má í raun skilja það sem svo að með því hafi framkvæmda- og hafnarráð í raun veitt blessun sína varðandi undirbúninginn og vinnuna. Varla hefur það verið skilningur aðila að þegar tillaga og niðurstaða matsins var kynnt framkvæmda- og hafnarráði þann 16. mars 2021, að þá hafi átt að veita einhverjum heimild til að auglýsa starfið, ákveða vægi einstakra þátta, boða í starfsviðtöl, meta umsóknir og leggja fram tillögu. Ljóst er að allir aðilar máls vissu af undirbúningi ráðningarinnar, ferlinu og að unnið var að tillögu. Eftir á að hyggja hefði verið betra að færa allt formlega til bókar í fundargerðir og það er það sem dómsmálið fellur á, þ.e. lausung í formi.
Rétt er að undirstrika að teymið sem annaðist undirbúning og mat umsækjenda hefur alltaf litið svo á að það hafi aðeins verið að leggja fram tillögu, sem byggt er á mati út frá fyrirfram gefnum forsendum. Matið var lagt fram sem tillaga til framkvæmda- og hafnarráðs, en ekki sem ákvörðun. Hópurinn var allan tímann meðvitaður um að framkvæmda- og hafnarráð tæki ákvörðunina. Hópurinn getur ekki ábyrgst það að skort hafi upp á rannsóknarskyldu stjórnsýslulaga við afgreiðslu málsins og ákvörðun inn í framkvæmda- og hafnarráði. Það var enginn sérstakur vilji hópsins að halda einhverjum utan við matið, en matið er sem slíkt, aðeins mat og tillaga, en ekki ákvörðun ofangreindra.

2. Hver fól sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs, staðgengli bæjarstjóra, að auglýsa starf hafnarstjóra?
Svar:
Vísað er til svars við spurningu 1, hér að ofan varðandi undirbúning og mat á umsóknum.

3. Hafði sviðsstjóri fjármála- og stjórnsýslusviðs einhliða ákvörðunarvald um efni auglýsingarinnar og þar með hæfniskröfur? Ef ekki, hver vann það með honum?
Svar:
Auglýsingin var í öllum megindráttum í samræmi við tillögur framkvæmda- og hafnarráðs. Þær litlu breytingar sem gerðar voru á henni voru til að laða að fleiri umsækjendur og gefa þannig fleiri kost á að sækja um, sérstaklega á atvinnusvæði þar sem reynst getur erfitt að manna mjög sérhæfð störf. Þetta var m.a. gert með því að umorða og opna kröfur um háskólamenntun. Þetta var rætt sérstaklega milli framkvæmdastjóra umhverfis- og framkvæmdasviðs, framkvæmdastjóra stjórnsýslu- og fjármálasviðs og mannauðsstjóra, svo ekki væri verið að útiloka fyrirfram góða umsækjendur, svo sem lögfræðinga, viðskiptafræðinga eða aðra. Ómögulegt er að sjá fyrir hverjir sæki um, en enginn af umsækjendum um starfið hefði án breytinganna uppfyllt menntunarkröfur. Þar að auki ákváðu ofangreindir stjórnendur að bæta við reynslu og þekkingu af sjávarútvegi, sem ekki var í tillögum framkvæmda- og hafnarráðs, sem gerði það m.a. að verkum að annar tveggja umsækjenda sem helst komu til greina, fékk hærra skor en hann hefði fengið án þessarar viðbótar. Þá var jafnframt dregið fram að þekking á opinberri stjórnsýslu væri kostur. Engin af umræddum breytingum var til þess fallin að útiloka eða takmarka þá þætti sem fram komu í tillögum fulltrúa framkvæmda- og hafnarráðs, heldur þvert á móti. Jafnframt var bætt við þáttum sem mundu styrkja starf hafnarstjóra enn frekar.
Framkvæmdastjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs, framkvæmdastjóri umhverfis- og framkvæmdasviðs og mannauðsstjóri komu að frágangi auglýsingarinnar.

4. Hver ber ábyrgð á vægi matsþátta sem lágu til grundvallar ráðningunni og undir hverja voru þeir bornir?
Svar:
Enn er rétt að ítreka að ábyrgð á ráðningu liggur hjá veitingavaldinu. Vægi matsþátta er hluti af tillögu, en ekki ákvörðun. Framkvæmdastjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs útbjó vægi einstakra þátta og hafði til hliðsjónar auglýsinguna um starf hafnarstjóra, minnisblað sem framkvæmda- og hafnarráð samþykkti 18. febrúar 2020, um breytingar á stjórnskipulagi Vestmannaeyjahafnar og vægi við mat á öðrum stjórnendastörfum hjá Vestmannaeyjabæ, t.d. um vægi menntunar, starfsreynslu og stjórnunarreynslu, tölvukunnáttu og tungumálakunnáttu. Sem dæmi var menntun metin á bilinu 25-30% og starfs- og stjórnunarreynsla metin á bilinu 30-40% við ráðningar mannauðsstjóra og fjármálastjóra Vestmannaeyjabæjar. Þá var einnig horft til þess hvort gerð var „krafa“ um ákveðna hæfnisþætti í auglýsingu, eða þeir tilgreindir sem „æskilegir“ eða „kostir“. Starfsmenn Vestmannaeyjabæjar sem komu að ráðningunni og sérfræðingur Hagvangs ræddu svo saman og ákváðu að nota þetta vægi við mat sitt á ráðningu í starf hafnarstjóra Vestmannaeyjahafnar.
Eins og áður hefur komið fram gerði enginn athugasemd við undirbúninginn og matið fyrr en tillaga um hver yrði ráðin í stöðu hafnarstjóra var kynnt framkvæmda- og hafnarráði.

5. Óskað er eftir því að lagður verði fram listi yfir alla þá starfsmenn Vestmannaeyjabæjar og Vestmannaeyjahafnar, sem og kjörna fulltrúa, sem sátu fundi með Hagvangi í tengslum við ráðninguna annars vegar og með lögmönnum vegna undirbúnings dómsmálsins hinsvegar
Svar:
Fundir og viðtöl með þátttöku Hagvangs: Framkvæmdastjóri umhverfis- og framkvæmdasviðs (fyrrv. hafnarstjóri og ritari hafnarstjórnar), framkvæmdastjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs og mannauðsstjóri Vestmannaeyjabæjar, umsækjendur sem boðaðir voru í viðtöl, fulltrúar framkvæmda- og hafnarráðs (að undanskyldum formanni, sem lýsti sig vanhæfa vegna fjölskyldutengsla) og ritari ráðsins á fundi ráðsins dags. 16. mars 2021.
Fundir eða önnur samskipti með þátttöku lögmanns vegna dómsmáls: Framkvæmdastjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs, bæjarstjóri, f.h. aðalstefnda, framkvæmdastjóri umhverfis- og framkvæmdasviðs og formaður stjórnar framkvæmda- og hafnaráðs, f.h. varastefnda, tóku þátt í fundum með lögmanni vegna undirbúnings dómsmáls. Rætt var óformlega í síma við hluta þeirra einstaklinga sem lögmaður stefnanda boðaði í dóm Héraðsdóms Suðurlands sem vitni. Meðal þeirra voru framkvæmdastjóri stjórnsýslu- og fjármálasviðs, fulltrúi Hagvangs, fulltrúi Attentus, framkvæmdastjóri umhverfis- og framkvæmdasviðs, fyrrv. formaður framkvæmda- og hafnarráðs og tveir aðrir fulltrúar framkvæmda- og hafnarráðs, þeir Stefán Óskar Jónasson og Arnar Richardsson.

6. Hvers vegna var andmælaréttur ekki virtur eins og lög kveða á um?
Svar:
Það virðist ríkja einhver misskilningur um andmælarétt. Einstaklingar eiga rétt á að andmæla ef einhverjar nýjar upplýsingar koma fram, sem ekki höfðu komið fram við stjórnvaldsákvörðun (ráðningu í þessu tilviki). Í þeim samanburði sem liggur til grundvallar greinargerð Hagvangs koma engin ný sjónarmið fram sem ekki komu fram í viðtölum.
Þau atriði sem koma stefnanda málsins illa í mati Hagvangs byggðu á hans eigin orðum um skipulagsleysi í daglegum störfum, að hann notaði ekki dagbók o.þ.h. Það er misskilningur að andmælaréttur stjórnsýslulaga nái til þess að menn fái rétt til þess að skipta um skoðun á því sem þeir hafa þegar upplýst um eigið ágæti. Það er ekki tilgangur reglunnar og fjöldi dæma úr dómsmálum og úrskurðum umboðsmanns Alþingis um sambærileg mál, þótt héraðsdómur hafi snúið þessum þætti á hliðina. Það er mat lögmanna og hafi því ekki átt við í þessu tilviki.

7. Hver var kostnaðurinn við aðkomu Hagvangs og hvort var sá kostnaður greiddur af Vestmannaeyjahöfn eða Vestmannaeyjabæ sem var hinn raunverulegi verkkaupi?
Svar:
Heildarkostnaður vegna ráðgjafaþjónustu Hagvangs við ráðningu hafnarstjóra nam 1.110.000 kr. Innifalið í því er allur kostnaður Hagvangs, þ.m.t. ferðakostnaður. Hagvangur rukkaði hvorki fyrir undirbúning né vitnisburð í dómsmáli héraðsdóms Suðurlands. Kostnaðurinn var gjaldfærður á Vestmannaeyjahöfn, enda verið að ráða í stöðu hafnarstjóra Vestmannaeyjahafnar. Sama á við um aðra forstöðumenn stofnana. Kostnaður ráðgjafa við ráðningar forstöðumanna er bókfærður á hlutaðeigandi stofnanir. Sama á við um ráðningar hjá opinberu hlutafélagi í eigu Vestmannaeyjabæjar, eins og Herjólf ohf.

8. Hver var kostnaður vegna dómsmálsins og hvort var sá kostnaður greiddur af Vestmannaeyjahöfn eða Vestmannaeyjabæ sem var hinn raunverulegi verkkaupi?
Svar:
Samkvæmt dómi Héraðsdóms Suðurlands nr. E-520/2021, fellur málskostnaður niður milli stefnanda og aðalstefnda, Vestmannaeyjabæjar, en varastefnda, Vestmannaeyjahöfn, gert að greiða stefnanda 600.000 kr. með vöxtum frá 8. nóvember 2021 til 8. desember 2021 og málskostnað að fjárhæð 3.606.920 kr. Lögmannskostnaður verjenda Vestmannaeyjabæjar nam 2.960.947 kr., að öllu meðtöldu, þ.m.t. opinberum gjöldum og ferðakostnaði. Kostnaðurinn var bókfærður á Vestmannaeyjahöfn. Ekki verður séð að Vestmannaeyjabær, frekar en nokkur annar, hafi verið „hinn raunaverulegi verkkaupi“ dómsmáls. Skýrt er í dómnum hver beri kostnað af dómsmálinu, sbr. 2 m.gr. bls. 36: „Rétt er að málskostnaður falli niður milli stefnanda og aðalstefnda Vestmannaeyjabæjar, en að varastefndi, Vestmannaeyjahöfn, greiði stefnanda málskostnað kr. 3.606.920.“ Auk þess segir í 4. m.gr. á bls. 30 í dómnum: „Komi til bótaskyldu vegna ráðningar í starf hafnarstjóra er það þannig að varastefndi Vestmannaeyjahöfn sem ber bótaskylduna…“

9. Er fyrirhugað að biðja þann umsækjenda sem brotið var á afsökunar?
Svar:
Hver á að biðja afsökunar og á hverju? Fyrrverandi framkvæmda- og hafnarráð fyrir að hafa ekki sinnt rannsóknarskyldu sinni, bæjarstjórn, sem ekki kom að ráðningunni að neinu leyti, starfsfólk fyrir að hafa unnið tillögu til stjórnvalds sem átti að taka afstöðu til tillögunnar og matsins eða aðrir eða annað? Hvað með þá sem komu að matinu og eru ósammála niðurstöðu dómsins?

10. Með hvaða hætti ætlar meirihluti bæjarstjórnar að taka ábyrgð á og læra af dómnum?
Svar:
Rétt er að ítreka að Vestmannaeyjabær er sýkn af öllum kröfum stefnanda, en Vestmannaeyjahöfn var gert að greiða stefnanda bætur og málskostnað. Spurningin hlýtur því að beinast að framkvæmda- og hafnarráði. Því er til að svara að framkvæmda- og hafnarráð, hefur tekið málið fyrir og ákveðið að bæta verkferla við ráðningu hafnarstjóra.
Ef til stendur að notast við ráðningarferla Vestmannaeyjabæjar, færi best á því að bæta við „Verklagsreglur um ráðningar hjá Vestmannaeyjabæ“, að í tilviki hafnarstjóra annist pólitískir fulltrúar framkvæmda- og hafnarráðs ráðningarferlið, þ.m.t. mat á umsækjendum, en feli það ekki öðrum. Hins vegar mætti kanna lögmæti þess að fela það ferli öðrum, t.d. sérfræðingum í mannaráðningum og mannauðsstjóra, eða yfirmanni stjórnsýslunnur, með því að bóka slíka ákvörðun og umboð annarra með skýrari hætti, en þá þarf jafnframt að skilgreina ítarlega í hverju sú þátttaka annarra felist og að sjá til þess að pólitískir fulltrúar í framkvæmda- og hafnarráði sinni rannsóknarskyldu sinni.

Loks má benda á að meirihluti bæjarstjórnar bókaði á síðasta bæjarstjórnarfundi að engum dyljist að taka beri alvarlega þær athugasemdir sem gerðar eru við ferla Vestmannaeyjahafnar